Как повысить вовлеченность высшего руководства в СМК: 5 практических советов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как повысить вовлеченность высшего руководства в СМК: 5 практических советов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Идеальный руководитель: какой он

2. Либеральный стиль управления персоналом

3. Преимущества профессии эксперт

4. В чем состоит работа эксперта?

5. Не оставляйте зло безнаказанным

6. Получайте обратную связь

7. Деловые совещания и заседания.

8. Особенности профессии

9. Обучение на инженера по качеству

10. Ошибка 2. Работайте до 18 часов! Уйти пораньше нельзя

11. Ошибка 3. Я поставлю задачи, а они пусть сами планируют выполнение

Модель “Я начальник, ты — дурак” заведомо проигрышная. А вот многие руководители так не считают и вовсю применяют авторитарный стиль общения. Или думают, что если они прислушаются к мнению подчиненных и сделают так, как те предлагают, это пошатнет их авторитет. Это ошибка.

Есть несколько лайфхаков из опыта крутых менеджеров, как не нужно поступать, если хотите достичь максимального результата во взаимодействии с подчиненными:

мультизадачность. По возможности нужно фокусироваться одномоментно на одной цели. Мультизадачность звучит круто, но на практике не работает. А устает человек гораздо быстрее;
отсутствие информации. Узнавайте как можно больше информации о тех процессах, с которыми работаете и задачах, которые делегируете другим.
рот на замке. Обязательно делитесь с коллегами и людьми, окружающими – это ваше преимущество в будущем. И даже во время коммуникации фокусируйтесь на достижении результата.
из-под палки. Получайте удовольствие от того, чем занимаетесь. Это один из ключевых секретов успеха в любом деле.

Идеальный руководитель: какой он

Отношения между подчиненными и руководством формируются постепенно. Если в сложившийся коллектив приходит новый менеджер, начинается этап знакомства, оценки. Только заступив на должность, нужно заложить фундамент уважения к себе. Это сложно, но без соблюдения субординации «руководитель — подчиненный» отношения не будут продуктивными.

Для этого менеджеру требуются лидерские качества. Такие черты характера, которые позволяют воздействовать на людей, не прибегая к использованию должностной власти и давления на личность.

Лидерских качеств много:

стратегическое мышление;
твердость, сила воли;
честность по отношению к своим подчиненным;
справедливость;
амбициозность;
энергичность, физическая выносливость;
требовательность;
умение подать себя как лидера;
умение мотивировать;
умение находить общий язык с людьми.

В том, как правильно общаться с подчиненными, много своих секретов. Руководители, занимающие высокие должности в течение нескольких лет, вырабатывают собственные стратегии, повышающие авторитет менеджера. И это главная черта грамотного начальника, заслуживающего уважения.

Существует несколько стилей управления персоналом. В разных странах они различаются, а также есть специфические методы, характерные для конкретного сообщества, культуры.

Руководитель может самостоятельно внедрить любой стиль управления или ориентироваться на принятые в организации нормы. Изменения нужны только при условии, что прежнее руководство с поставленными задачами не справлялось, персонал показывал низкую производительность труда.

Либеральный стиль управления персоналом

В такой задаче как руководить подчиненными есть маленькая хитрость — уметь «выключить» в себе начальника. Именно это отличает либеральный стиль управления персоналом.

Особенностью этого метода является то, что подчиненные сами ставят себе задачи и выполняют их. Безусловно, есть контроль со стороны главного менеджера, но работники сами управляют своим временем, формируют отчеты и проводят другую работу.

Либеральный стиль подходит компаниям, где работает несколько топ-менеджеров, у которых также находятся в подчинении другие люди.

Например, генеральный директор ставит одну большую задачу всей компании. Это развитие бизнеса, продвижение продукта с конечной целью — повышение прибыли и известности бренда. Далее эту крупную задачу разбивает на более мелкие команда топ-менеджеров. Они продумывают методы, налаживают контакты, ищут контрагентов, распределяют работу между отделами. При этом они отчитываются генеральному директору о проделанной работе и получают дополнения и корректировки.

При либеральном стиле не отдают предпочтения какой-то одной системе мотивации, поощрениям или наказаниям. Команда работает с одной общей целью, по достижении которой всех ждет хорошая зарплата и премия. Этот метод подходит только для команды экспертов, которые знают свою работу на все 100% и делают ее безупречно.

Преимущества профессии эксперт

Достоинств профессии очень много. Эксперта очень ценят, дорожат его мнением. Он пользуется широкой известностью и популярностью. Положительные отзывы существенно укрепляют его позитивную репутацию.

Услуги эксперта прекрасно оплачиваются. Такое положение дел вполне закономерно. Но при этом работа эксперта требует постоянного напряжения, готовности к неожиданным поворотам.

На вопрос эксперт кто это сложно дать однозначный ответ. Он является специалистом с глубокими знаниями предмета, способным составить авторитетное мнение об определенных ситуациях. Для детей данная статья поможет определиться с выбором этой профессии, а так же понять, что это за профессия.

В чем состоит работа эксперта?

Экспертиза – это не только работа в лаборатории. Иногда вместо сертификата на продукцию, который выдается на каждую партию, заводу удобнее получить сертификат на серийное производство, действующий на протяжении определенного промежутка времени, и при необходимости подтверждать его регулярными проверками качества (инспекционными контролями).

Для этого сначала проводится производственный анализ предприятия. Например, в случае мебельного производства эксперты на месте производят тщательную проверку производственного процесса на предмет отсутствия нарушений на всех его этапах.

Любой эксперт занимается только своей ограниченной группой товаров. Поэтому он должен знать про нее всю информацию — от используемых материалов и технологии производства до конструкции и особенностей функционирования.

Ведь именно эксперт должен разработать схему проверки и руководить испытаниями. Те исследования, которые требуют высокого профессионализма, могут проводиться самим специалистом. На заводском же ОТК проверку чаще всего проводит инженер или техник-испытатель.

В ходе испытаний ведется протокол с обязательным внесением всех данных и полученных значений. Когда все этапы проверки пройдены, эксперт анализирует их результаты и решает вопрос о выдаче сертификата и, соответственно, допуска товара в продажу.

Работа эксперта похожа на работу контролера в отделе технического контроля (ОТК), который входит в состав предприятия. Минимальные требования к работнику ОТК – начальное специальное образование.

Не оставляйте зло безнаказанным

Зло должно быть наказано. Всегда. Этот принцип — один из самых главных в работе менеджера.

Максим Батырев:

— Зло — это такой проступок сотрудника, в котором имелся умысел. Или который был совершен осознанно. Если сотрудник случайно проспал, а такое, согласитесь, может быть, при этом он звонит вам на мобильный, извиняется, приезжает запыхавшийся и весь пунцовый от стыда на работу, навряд ли этот сотрудник заслуживает наказания.

А если сотрудник выкладывал в Instagram в три часа ночи фотографии из ночного клуба, а сегодня, не протрезвев, опоздал на полчаса, то он прекрасно все понимал и осознавал. Он проспал не случайно, он совершил злой поступок. Это нужно наказывать. Хотя бы для того, чтобы показать: система управления в компании работает. Остальные это увидят и вместо того, чтобы испугаться за свою шкуру, начнут власть уважать.

Если власть на зло реагировать не будет, то любое подразделение начнет разваливаться и умирать.

Когда сотрудники точно знают, что можно, чего нельзя и что им ОБЯЗАТЕЛЬНО попадет, если они сделают то, чего делать нельзя, и при этом ни прощений, ни исключений, ни индивидуального подхода, — то эффективность работы возрастает в разы!

Напоследок подчеркну еще один важный аспект. Наказания — это не только взыскания и штрафы. Иногда достаточно нахмуренных бровей. Главное — показать, что вы как представитель власти все видите и замечаете.

Получайте обратную связь

Вы должны быть готовы получать и открыто анализировать обратную связь. Это не значит, что вы обязаны отказываться от своих решений, если кому-то они не нравятся, или идти на уступки. Но услышать мнение сотрудников, особенно когда это конструктивная критика, бывает очень полезно.

Существуют разные способы установить такую обратную связь. Например, в сети «АндерСон» действует линия 911.

Анастасия Татулова:

— Мы формируем культуру обратной связи, без которой для меня развитие невозможно. Недоволен зарплатой, столкнулся с несправедливостью, не можешь решить проблему — 911 создана для любых вопросов, жалоб, предложений, критики внутри компании.

В первый месяц работы 911 мы получили всего два обращения сотрудников, и оба анонимных. На то, чтобы система заработала полноценно, потребовалось два года. Сейчас в месяц мы получаем несколько десятков обращений.

Любое обращение в 911 попадает ко всем руководителям, включая меня и генерального директора. Каждое обращение в 911 регистрируется и висит до тех пор, пока вопрос не будет закрыт и инициатор не отметит, что проблема или вопрос решен.

Линия 911 — это важная часть ДНК «АндерСона», одна из ценностей, которая учит нас всех: говори открыто.

Четыре раза в год я провожу «Открытый диалог», на который может прийти и задать свой вопрос абсолютно любой сотрудник. Часть вопросов мне заранее присылают по почте, часть задают напрямую или передают из зала в виде анонимных записок. На мой взгляд, такие открытые встречи очень эффективны. Это полезно обеим сторонам. Сотрудники понимают, что их слышат. А я знаю, что происходит в компании и на каких точках следует сфокусироваться.

1.1. Менеджер по управлению качеством эксплуатации продукции (далее – «менеджер по качеству») относится к категории специалистов, принимается и увольняется на работу приказом директора по представлению начальника отдела качества.

1.2. На должность менеджера по качеству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления к стажу работы, или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности менеджера по качеству не менее 3 лет, или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 3 лет.

1.3.Менеджер по качеству непосредственно подчиняется начальнику отдела качества предприятия и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами.

1.4. Во время отсутствия менеджера по качеству его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей.

1.5 Менеджер по качеству в своей деятельности руководствуется:

Уставом предприятия;
Положением об отделе качества предприятия;
настоящей должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями генерального директора предприятия;
правилами внутреннего трудового распорядка;
требованиями охраны труда и правила пожарной безопасности;
показателями (стандартами, техническими параметрами), характеризующими качество продукции;
методами и средствами контроля проверки качества;
техническими средствами для проведения испытаний;
результатами анализа рекламаций;
причинами возникновения дефектов, брака и условий их устранения.

1.6.Менеджер по качеству должен знать:

гражданское законодательство Российской Федерации;
основы трудового законодательства;
национальную и международную нормативную базу в области управления качеством продукции (услуг);
требования к показателям энергосбережения, экологичности, безопасности, обеспечения поверки, калибровки, ремонта, сертификации средств измерений и учета, государственного контроля;
политику в области качества администрации региона, его экономических районов, отраслей, предприятий;
основные методы определения требований потребителей к продукции (услугам);
основные методы квалиметрического анализа продукции (услуг) при эксплуатации и при определении методов контроля продукции (услуг);
методы управления документооборотом организации;
виды производственного брака, методы его предупреждения и устранения;
порядок предъявления и рассмотрения рекламаций по качеству сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий и готовой продукции;
требования, предъявляемые к технической документации, сырью, материалам, полуфабрикатам, комплектующим изделиям и готовой продукции, системы, методы и средства контроля их качества;
систему государственного надзора, межведомственного и ведомственного контроля качества продукции;
технологические процессы и режимы производства;
основные технологические и конструктивные данные выпускаемой продукции;
действующие в отрасли и на предприятии стандарты и технические условия;
правила проведения испытаний и приемки продукции;
виды и формы установленной отчетности;
порядок подготовки промышленной продукции к сертификации и аттестации.

Приведу пример, как поставить подчинённого на место, и заставить выполнить задание. Допустим, вы даёте какому-то подчинённому задание. Описываете какую-то работу, идёт какой-то диалог. И вот в конце уже уходя, сотрудник говорит такую фразу: «Ну не знаю, конечно, попробую справиться», или как-то ещё в этом же ключе.

И вот тут руководитель должен быть настороже, но разумеется избирательно. Есть такие люди, которые ворчат, но делают. На таких можно не реагировать, если статистика чётко показывает, что человек бухтит, бурчит, но всегда всё сделает хорошо. То с ним не нужно вступать в «управленческую борьбу».

Потому что зачем? Абсолютно нет выгоды, если и так человек всё хорошо делает, но ему хочется поворчать, а потом он приложит старания и всё сделает наилучшим образом, зачем же нам его «бороть». Нет ни какой выгоды, нет ни какого резона, пустая трата сил и энергии.

Но допустим, если речь не идёт о том сотруднике, который ворчит, но делает, а обо всех остальных. И тогда руководитель должен чётко опознать, что сейчас произошло?

Деловые совещания и заседания.

Деловые совещания – это групповая форма производственных коммуникаций с целью координации совместной деятельности. Совещания составляют значительную часть деятельности менеджера. Умение готовить и проводить совещания во многом определяет профессиональный имидж менеджера.

Производственное совещание обычно проводится еженедельно. Можно сформулировать четыре задачи совещания:

1) подведение итогов работы прошедшей недели;

2) постановка производственных задач на предстоящую неделю;

З) уточнение способов решения поставленных задач;

4) информирование о работе друг друга в рамках решения общих вопросов.

Совещания могут рассматривать и какие-либо специальные задачи.

Методика проведения деловых совещаний.

1. Совещание целесообразно проводить в два этапа. На первом дать общую информацию для всех. После этого основную массу присутствующих отпустить, оставив лишь людей для решения частных вопросов. В узком кругу может быть обсуждена специальная, конфиденциальная информация.

2. На деловое совещание следует составлять перечень вопросов для обсуждения. Их следует подготовить и продумать заранее. По ходу совещания, кроме основных, можно включить и дополнительные вопросы.

Заседания касаются коллегиальных органов управления. На заседаниях рассматриваются производственные вопросы и по ним принимаются развернутые решения.

В методике проведения выделяют две части: подготовка и проведение.

Алгоритм подготовки заседания.

1. Повестка дня . Круг вопросов для обсуждения составляется заранее, он соответствует плану работы коллегиального органа управления.

2. Докладчик . По каждому вопросу назначаются лица, которые будут делать основной доклад (сообщение).

3. Комиссия (оппоненты). По каждому вопросу создается комиссия. Перечень вопросов для проверки руководитель утверждает заранее. Комиссия должна изучить вопрос и сделать содоклад к основному докладу.

4. Приглашенные . На заседание, кроме состава коллегиального органа управления, приглашаются лица, которые имеют отношение к рассматриваемому вопросу. Это могут быть и представители других организаций. Такой подход позволяет взглянуть на проблему шире, обсудить различные подходы. Круг приглашенных лиц определяется заранее.

5. Выступающие . Нескольких специалистов заранее просят принять участие в дискуссии. Это позволяет им основательно подготовиться, подумать и внести дельные предложения.

6. Наглядные материалы . Докладчик, содокладчик и выступающие могут подготовить и воспользоваться схемами, графиками, картами, образцами продукции и материалов и другими наглядными пособиями.

7. Проект постановления (решения) готовит комиссия по проверке данного вопроса по согласованию с докладчиком. Наличие проекта не лишает участников заседания права вносить свои предложения.

Проведение заседания имеет свои особенности. Председателю следует придерживаться следующих правил:

1. Регламент . Он утверждается в начале заседания и должен неукоснительно соблюдаться. Все изменения в регламент должны быть согласованы с присутствующими.

2. Перерывы . Через каждые 1,5 часа работы следует делать перерывы для снятия усталости, иначе качество обсуждения будет падать. Традиционно в перерыве подаются чай, кофе, напитки.

3. Разговор по-существу . Председательствующий должен следить за тем, чтобы обсуждение не уходило в сторону, было целенаправленным и конструктивным.

4. Принятие решения . Если проект решения подготовлен качественно, его можно принять за основу. Далее следует обсудить и поставить на голосование все предложения, которые высказывались в ходе обсуждения. Решение должно быть конкретным и персонифицированным. За выполнение каждого пункта решения должен быть определен ответственный.

Если решение содержит персональное поощрение или взыскание, за этот пункт необходимо проголосовать отдельно.

Председательствующий должен осознавать, что решение может быть и не принято. Если решение «сырое», не способное обеспечить достижение цели, его лучше отложить. Для доработки решения в этом случае может быть создана комиссия из заинтересованных лиц.

Деловые совещания и заседания, кроме решения производственных вопросов, влияют на формирование и поддержание профессионального имиджа менеджера в глазах подчиненных и коллег.

Особенности профессии

Инженер по качеству является штатным сотрудником предприятия, трудится в профильном отделе. Профессия связана с бюрократическими процедурами, ведь инженеры разрабатывают и пересматривают стандарты, создают и внедряют методы, позволяющие снизить количество брака. Они контролируют качество сырья, анализируют все этапы производства продукции, в том числе информацию, поступающую от конечного потребителя. Занимаются отчетной деятельностью, интересуются опытом зарубежных коллег, выполняют аттестацию, а также испытания готовой продукции.

Объем обязанностей зависит от предприятия, на котором инженеры по качеству работают, укомплектованности персоналом и других факторов. Эти специалисты безупречно знают отечественные и международные стандарты, правила выполнения стандартизации и сертификации. Инженеры имеют высшее образование, могут найти работу в любом регионе.

Обучение на инженера по качеству

На базе 9 или 11 класса можно поступить в ссуз, чтобы пройти первичную подготовку. В этом случае интерес представляют следующие направления (квалификация – техник):

«Техническое регулирование и управление качеством» (код: 22.14.13),
«Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров» (код: 38.02.05).

Однако инженеры должны иметь диплом о высшем образовании. При выборе направления подготовки стоит учитывать сферу, в который абитуриент планирует работать после окончания вуза: пищевая промышленность, нефтегазовое дело, другие. Можно обратить внимание на следующие специальности:

«Стандартизация и метрология» (код: 27.03.01);
«Управление качеством» (код: 27.03.02).

Профильным ЕГЭ для вышеперечисленных специальностей является математика, дополнительными (на выбор вуза) – химия, информатика, физика, иностранный язык.

Ошибка 2. Работайте до 18 часов! Уйти пораньше нельзя

Постепенно фиксированный рабочий день переходит на второй план, важнее становится соблюдение дедлайнов.

Несмотря на это, многие руководители «старой школы» продолжают верить, что в офис нужно приезжать в 09:00, а уезжать в 16-17:00 (в зависимости от продолжительности рабочего дня). Но какой в этом смысл, если условный программист доделает работу в домашних условиях, а сейчас, посреди рабочего дня, нужно забрать ребенка из садика?

Установка жестких рамок приводит к ухудшению атмосферы в коллективе, появляются недовольства и разногласия. В сумме это выливается в срыв сроков.

Решение:

Идите навстречу персоналу. Почему бы один раз не отпустить сотрудника пораньше, если у него возникли неотложные дела? Многие руководители боятся, что персонал начнет злоупотреблять такой возможностью. На самом деле все быстро устаканивается и просьбы отпустить пораньше возникают только при реальной необходимости.
Не забывайте про дисциплину. Если специалист отпрашивается пораньше, напоминайте ему о сроках выполнения задач. Успевает все сделать в офисе за 4 часа? Здорово, пусть получит в награду свободное время за высокую продуктивность. Не успевает? Тоже не беда, пусть доделывает дома (если такая возможность есть). Свобода действий хорошо настраивает на продуктивную работу.
Разработайте понятную систему депремирования. Пряник — это здорово, но должен быть и кнут. Сотрудники должны знать ответственность за срыв сроков, если куда-то отпросились.

Ошибка 3. Я поставлю задачи, а они пусть сами планируют выполнение

Планирование — залог успешной работы любой команды. Это актуально как при выполнении повседневных (постоянных) задач, так и при реализации крупных проектов.

Неэффективный руководители зациклен на результате и не концентрирует внимание на процессе. В результате реализовать проект в срок не удается, а виноваты сотрудники. Такая позиция — верный путь к неудаче и плохой атмосфере внутри коллектива.

На самом деле виноват руководитель, который нормально не планировал выполнение задач, не распределял их между членами командами и не контролировал процесс. Прежде чем браться за выполнение чего-либо, надо четко планировать каждый этап.